Sistema de Gestión Documental

¿Qué es y para qué sirve el Sistema de Gestión Documental?

Olvídese de acumular impresos.

Es un sistema de archivo, digitalización y almacenaje informatizado de documentos electrónicos y/o imágenes digitales, tanto obtenidos de documentos originalmente soportados en papel como de documentos que ya se encuentran en formato digital.

El Sistema de Gestión Documental es por tanto, un conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Funcionamiento

Este sistema comienza con la definición de la estructura que tendrá la base de datos documental.

Una vez fijada esta estructura, se procederá a la digitalización de documentos físicos y al tratamiento y recopilación de los archivos que ya tienen formato digital para conformar con ambos, el archivo y su base de datos correspondiente.

Se crea por tanto una base de datos que accede a todos los documentos que la empresa desea tener digitalizados y accesibles, sin necesidad de atesorar grandes cantidades de archivadores, almacenes, etc.

Todos estos archivos podrán ser consultados por los usuarios o miembros de la empresa y se podrán fijar diferentes niveles de acceso o restricción.

¿Qué se necesita para implementarlo?

Hardware

• Escáner y/o dispositivo de Digitalización:
  Los originales, una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.
• Servidor de almacenamiento.
  Contiene la información previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información, para su modificación o revisión.

Software

• Programa de Gestión Documental:
  Programa de apoyo al proceso de gestión de la documentación que se maneja.